POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

COMULSA S.A.S

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información, por lo tanto, COMULSA S.A.S o “LA COMPAÑÍA” adopta la presente política para el tratamiento de los datos personales que se recopilan debido a nuestro objeto social y la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales y/o laborales. De esta manera, Comulsa S.A.S está garantizando los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de COMULSA S.A.S, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas nuestras actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales, laborales y entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a Comulsa S.A.S cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA BASE DE DATOS

COMULSA S.A.S con domicilio en la dirección: AV 19 # 118-30 oficina 507/508 Bogota, teléfono (1) 6293891, correos electrónicos: wleon@comulsa.co; jorodonez@comulsa.co

OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de ésta política, se quiere garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes COMULSA S.A.S ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria.

OBLIGATORIEDAD

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de COMULSA S.A.S Y terceros que obran en nombre de LA COMPAÑIA, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de COMULSA S.A.S se obliguen a cumplir estas políticas.

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a COMULSA S.A.S por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

MARCO LEGAL PARA LA POLITICA DE MANEJO DE DATOS PERSONALES

• Constitución política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.

AMBITOS DE LA APLICACIÓN

La presente política será aplicable a todos los datos personales recopilados en la base de datos de la empresa con fines comerciales y/o a fines de la misma.

DEFINICIONES

• Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
• Base de datos: conjunto de datos personales.
• Dato personal: información que nos identifica o nos puede hacer identificables, Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Encargado del tratamiento: es una persona natural o jurídica, pública o privada encargada de tomar las decisiones sobre la base de datos, la finalidad, los medios esenciales, la forma como se hará el uso y en general, todo aquello relacionado con el tratamiento de los mismos.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza únicamente el tratamiento de estos, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
• Dato público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas [Ley 1266 de 2008].
• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la [Ley 1266 de 2008].
• Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular [Ley 1266 de 2008]
• Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
• Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
• Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento. Que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

PRINICIPIOS VINCULADOS CON LA RECOLECCION DE DATOS

Con el fin de cumplir con la protección de la recolección de datos tanto de nuestros clientes, proveedores y empleados, COMULSA S.A.S tomara la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

• Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos COMULSA S.A.S.
No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.
• Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:
o Adecuados.
o Pertinentes
o acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES.

• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.
• Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
• Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales. Principios relacionados con la calidad de la información.

PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando COMULSA S.A.S lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente. Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales.

PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES
• Principio de seguridad: Cada persona vinculada con COMULSA S.A.S deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
• Al titular del dato.
• A las personas autorizadas por el titular del dato.
• A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:
o Al titular del dato.
o A las personas autorizadas por el titular del dato.
o A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:
 La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
 Con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como Responsable del Tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa preventa, venta y pos venta, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de COMULSA S.A.S
• Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y cualquier tercero con el cual COMULSA S.A.Sposea un vínculo contractual de cualquier índole.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad Colombiana vigente y aplicable a la protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COMULSA S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMULSA S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Ser informado por COMULSA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante COMULSA S.A.S
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por:
o El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COMULSA S.A.S
o Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
o El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
o Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En caso de ser aplicable y en atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, COMULSA S.A.S, asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos debidamente protegidos con al decreto reglamentario para el manejo de información de menores de edad.

CASOS EN LOS CUALES COMULSA S.A.S NO REQUIERE AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

• Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

DEBERES DE COMULSA S.A.S COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

LA AUTORIZACION

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, COMULSA S.A.S requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos de captura de información garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

• Quien es el responsable o encargado de recopilar la información.
• Datos recopilados.
• Finalidades del tratamiento.
• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
• Información sobre recolección de datos sensibles.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

COMULSA S.A.S almacenará la prueba de la autorización conferida por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia COMULSA S.A.S podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

CONSULTAS

Todas las consultas que realicen las personas titulares de los datos personales para conocer el estado de como reposan sus datos en las bases de COMULSA S.A.S se canalizarán a través de los canales que tiene LA COMPAÑIA para tal fin.

Para el efecto de la consulta el titular de los datos o el apoderado de este deberán dejar prueba de lo siguiente:

• Fecha de recibo de la consulta • Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.

La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a COMULSA S.A.S y que contenga la siguiente información:

• Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
• Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
• Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.